Налоговая проверка: как обезопасить предприятие от претензий по фирмам-однодневкам. Проверяем контрагента.

Вы сдали налоговую декларацию по НДС, и налоговая инспекция проводит камеральную проверку. Или вы получили решение о проведении выездной налоговой проверки. В любом случае при проверке налоговая может «раскопать» что-нибудь неожиданное для вас, например, заявить о том, что вы получили НЕОБОСНОВАННУЮ НАЛОГОВУЮ ВЫГОДУ, и убрать из налоговых вычетов суммы по сделкам с организацией, которую она признала фирмой-однодневкой. Соответствующие суммы затрат вычитаются из расходов (хотя с недавнего времени появилась несколько другая практика: убирают не всю сумму затрат, а только сверх рыночной цены, но это другая тема обсуждения).

Что такое фирма-однодневка?

Наверняка, вы слышали о таком явлении.

По общему правилу, это организация, которая не ведет хозяйственную деятельность, зарегистрирована по адресу массовой регистрации (например, в одном офисе еще с 10-30 и даже более юридическими лицами), ее учредитель и/или руководитель оформлен таким же образом еще во многих организациях. Однодневка, как правило, не платит налоги или платит мизерные суммы, не имеет штата работников. Может быть зарегистрирована по утерянному паспорту или за небольшое вознаграждение на человека, который и не собирается ею руководить. Цель создания однодневки – сокращение налогов для контрагентов (увеличение расходов и возмещение НДС из бюджета), накрутка цен, вывод наличности и т.п.

Однако сейчас речь идет не о намеренном привлечении однодневки или о необходимости заключения договора именно через посредника (иногда на этом настаивает производитель товара), а о том, как избежать претензий налоговой, если вы работаете добросовестно.

Каждый субъект хозяйственной деятельности (организация или индивидуальный предприниматель) сталкивается с тем, что для продолжения деятельности нужно купить товар, сделать ремонт, приобрести расходные материалы, перевезти груз, разместить рекламу и т.д. Один из вариантов поиска продавца, исполнителя, подрядчика – поиск в Интернете, через знакомых и т.п. Итак, потенциальный контрагент найден, вас устроили цена и другие условия, договор заключен и исполнен – товар куплен, ремонт сделан, материалы приобретены, груз перевезен, реклама размещена. Вроде, все в порядке, но во время налоговой проверки оказывается, что не совсем все в порядке.

Какие претензии могут предъявить проверяющие?

В отношении контрагента:

- контрагент отсутствует по месту государственной регистрации;

- адрес регистрации контрагента является массовым;

- у контрагента нет основных средств, транспорта, иного имущества;

- у контрагента нет штата работников или он очень мал для оговоренных работ;

- движение средств по расчетному счету контрагента свидетельствует о том, что у него нет выплат, характерных для хозяйственной деятельности (арендные платежи за офис, склад, транспорт и т.п., заработная плата, хозяйственные расходы и т.п.);

- руководитель контрагента отрицает свою причастность к его деятельности (зарегистрировал организацию за вознаграждение, документы по сделкам с вами не подписывал и вообще вас не знает);

- руководитель/учредитель контрагента является руководителем/учредителем еще в нескольких организациях;

- документы, которые вы представили, подписаны не руководителем контрагента, а неизвестно кем (неустановленным лицом), причем это установлено почерковедческой экспертизой.

Это классические признаки фирмы-однодневки. Однако контрагент в период заключения и исполнения сделки действительно существовал, и сделка исполнена. Поэтому вы возмущаетесь, бьете себя кулаком в грудь и кричите, что сделка была реальная, но налоговая вас не слушает.

Кроме того, претензии предъявляют и непосредственно к вам:

- как вы узнали об этом контрагенте;

- почему выбрали именно его;

- как заключали договор, видели ли при этом руководителя контрагента;

- где учредительные документы контрагента;

- как именно было организовано исполнение договора: заявки, переписка и т.п.;

- и вообще, почему вы работали с контрагентом, имеющим признаки фирмы-однодневки.

И опять вы возмущаетесь, рассказываете, что нашли контрагента через Интернет, проверили, что он действующее юридическое лицо/индивидуальный предприниматель, что заключать договор путем переписки не запрещено, что договор типовой, и заявки оформлять не обязательно. Вы не знали и не могли знать, что контрагент не платит налоги и обналичивает деньги, которые получил от вас, или перечисляет их такой же однодневке. Вы не можете отвечать за действия своего контрагента и его контрагентов, и это сказал Конституционный Суд РФ.

Да, это все так, но все это придется доказывать налоговой, а, возможно, и в суде.

Для того, чтобы минимизировать риск попадания в такую ситуацию, надо позаботиться о доказательствах еще на стадии заключения сделки – каждой сделки, за исключением совсем мелких расходов (на приобретение канцтоваров, бытовой химии и т.п.). Сразу оговоримся, что полностью исключить риск невозможно, потому что налоговая найдет, к чему придраться. Тем более, что у каждого хозяйствующего субъекта, у каждого договора, товара, услуг, работ есть свои особенности; оптовая или розничная торговля, транспорт, производство, консультационные услуги различаются по своему содержанию и особенностям оформления документов.

Однако для всех можно выделить некоторые общие правила действий на стадии заключения договоров – именно в целях подтверждения обоснованности выбора контрагентов в преддверии налоговой проверки. Подчеркнем, что во время налоговой проверки и в процессе рассмотрения дела в суде собрать необходимые доказательства намного труднее, потому что время ушло, и, например, сотрудник, который непосредственно договаривался о сделке, уволился, а работающие сейчас ничего не помнят и не знают. После очередной проверки с доначислением налогов, пеней и штрафов по двум однодневкам один знакомый главный бухгалтер завел на каждого контрагента (даже самого незначительного) отдельную папочку и складывает туда все документы, подтверждающие «должную осмотрительность и осторожность при выборе контрагента». Да, это так называется.

Правила

1. Уметь объяснить, как вы нашли контрагента.

Через Интернет: записать адреса сайтов, на которых вы искали необходимые товары, работы, услуги. Порекомендовали деловые партнеры: записать (не запомнить, а именно записать) фамилии, названия фирм, телефоны. Посоветовали знакомые: запишите, кто (эту информацию необязательно потом раскрывать налоговой, но хоть сами будете знать).

2. Уметь объяснить, в чем было преимущество вашего контрагента перед другими аналогичными организациями/предпринимателями.

Примеры:

- устроили цены: записать, сохранить в любом виде (прайсы, скрин-шоты сайтов и т.п.) цены других фирм именно перед заключением сделки;

- устроило качество товаров, работ, услуг: записать, сохранить информацию о качестве аналогичных товаров, работ, услуг;

- устроили сроки исполнения договора (сроки поставки товара, проведения ремонтных работ и т.п.). Например, контрагент предложить делать ремонт в офисе по выходным, закрывая по одной комнате, а остальные соглашались работать только в обычное рабочее время. Приоритет в этом случае выбран: пусть ремонт идет дольше, но не мешает вашему рабочему процессу;

- устроил порядок исполнения договора. К этому может быть отнесена доставка силами поставщика или наоборот, самовывоз, чтобы меньше платить;

- нужен был специфический товар, которым торгуют немногие;

- вообще не сравнивали с другими поставщиками – это на ваш риск.

3. Проверить сведения о государственной регистрации юридического лица/индивидуального предпринимателя на сайте Федеральной налоговой службы.

Если там сведений нет, то, возможно, ваш предполагаемый контрагент не зарегистрирован и не имеет статуса юридического лица/индивидуального предпринимателя. По сделке с таким лицом налоговая инспекция однозначно исключит затраты из состава расходов, а суммы НДС – из налоговых вычетов. И суд, скорее всего, с этим согласится.

4. Запросить у предполагаемого контрагента, как минимум: копии учредительных документов, свидетельства о государственной регистрации, свидетельства о постановке на налоговый учет, приказ о назначении руководителя.

Это желательно сделать ДО заключения договора. Хотя, как показывает практика, само по себе наличие у вас копий документов контрагента не свидетельствует о том, что вы проявили должную осмотрительность и осторожность, если контрагент будет признан фирмой-однодневкой. Необходима совокупность мер, которая покажет, что вы сначала все узнали о контрагенте, а уже потом заключили договор.

5. Оформить договор.

По правилам гражданского законодательства договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена документами посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Надо убедиться, что договор подписан уполномоченным на это лицом – руководителем контрагента или другим лицом по доверенности (доверенность, естественно, тоже надо затребовать). Как это сделать – ориентируйтесь по обстановке. Можно по каждому договору назначать сотрудника, ответственного за его подписание. Обычно, этим мало кто озадачивается: договор подписан, и хорошо. Однако при налоговой проверке могут спросить, виделись ли вы с директором контрагента, кто конкретно из сотрудников общался с работниками контрагента. И на объяснения о том, что невозможно и нецелесообразно встречаться с руководителями всех контрагентов, и договор заключен по почте, факсу и т.д., налоговая не реагирует, особенно если контрагент находится в том же городе, что и вы.

6. Оформить все необходимые подтверждающие документы при исполнении договора – в зависимости от вида договора.

С этим обычно особых проблем не бывает. Вместе с тем, если налоговая установит, что счет-фактура, товарная накладная, акт, да и сам договор подписаны не руководителем контрагента, а неустановленным лицом, то, скорее всего, придется идти в суд. И уже в суде объяснять все те же обстоятельства: как выбрали контрагента, кто видел его руководителя, как подписывали договор и т.д. И хотя само по себе подписание документов со стороны контрагента неустановленным лицом не свидетельствует о том, что ваши действия являются недобросовестными (на это указывают арбитражные суды всех инстанций), вам опять же придется доказывать, что вы не знали и не могли знать, что контрагент является фирмой-однодневкой.

7. Позаботиться о том, чтобы в ваших внутренних документах как можно подробнее фиксировалась связь с контрагентом. Также зависит от вида договора и особенностей вашей деятельности.

Например, если на предприятии пропускной режим, то в журнале учета лучше писать не только фамилию приехавшего за грузом водителя, но и от какой организации/индивидуального предпринимателя он приехал. Был случай: все документы на перевозку оформлены правильно, есть доверенности от организаций-перевозчиков на имя водителей, но организации были признаны однодневками (руководители от всего отказались). И даже в суде не удалось доказать, что перевозку осуществляли именно эти организации, а не предприниматель, к которому в конечном итоге поступали деньги за перевозку, в том числе и потому, что в журнале учета не было указано, что водители приезжали именно от этих организаций. Пропуска для проезда на территорию, конечно, три года никто не хранит.

В другом случае была почти такая же ситуация, только был договор на ремонт территории завода (укладка плитки, бордюров, заделка ям на дорожках и т.д.), и на территорию проходили работники организаций-контрагентов для производства этого ремонта. Тогда нам удалось доказать, что ремонт действительно был (хотя это было за два года до проверки), и мы не знали о том, что контрагенты оказались однодневками, и судья встал на нашу сторону.

Заключение

Итак, если вы соберете побольше бумаг о контрагенте именно до заключения договора, то можно будет надеяться, что налоговая проверка пройдет гладко. А если нет, то будет больше шансов выиграть спор в суде.